Konference není oslava narozenin. Jak ji uspořádat, aby stála za to?
Pořadatelé konferencí to nemají jednoduché. Musí dodržovat určitá pravidla, přes která takříkajíc nejede vlak. Jakýkoliv přešlap může stát organizátora spoustu peněz a ztrátu prestiže. Pokud se však akce podaří, bude mít pro firmu obrovský přínos. Co všechno byste měli vědět, než se do přípravy pustíte? Připravili jsme pro vás výčet základních pravidel.
Je konference nezbytná?
V prvé řadě byste si měli odpovědět na otázku, zda je uspořádání konference na místě. Podstatou této akce by mělo být předání zajímavých informací v pokud možno srozumitelné formě. Může se jednat o uvedení novinek na trh, ale i o závažná, konfliktní a emotivní témata související s širší veřejností.
Jestliže si dokážete představit, že o daném tématu vyjde článek v novinách, budete mít o čem hovořit dostatečně dlouhou dobu a zároveň máte na organizaci akce dostatečně velký rozpočet, jděte do toho.
Jak vypadá ideální místo konferenci?
Výběr místa konání patří k základním kamenům úspěchu. Pokud se konference váže k určitému místu, pak je samozřejmě namístě ji uspořádat v daném městě. Jinak se jako nejlepší volba jeví konference v Praze.
Metropole sice nabízí zdaleka nejvíce možností, ale přesto buďte při výběru konkrétních prostorů obezřetní a nezapomeňte se řídit určitými kritérii. Konferenční prostory Praha musí být dostatečně prostorné a dobře vybavené. Předem si zjistěte, jak jsou na tom z hlediska akustiky – zjištění, že projev řečníka slyší jen lidé v první řadě, není příjemné pro organizátora ani pro hosty.
Do poznámky přesně uveďte adresu včetně patra a názvu sálu. Můžete změnit možnost parkování a nezapomeňte ani na osoby, které se na místo dostanou prostřednictvím MHD (uveďte možné spoje).
Hodil by se vám konkrétní tip? Mezi nejoblíbenější hotely Praha patří čtyřhvězdičkový Belvedere. Pravidelně se zde konají komorní i velké akce.
Nenechte se zradit technikou
Vybrat příhodné místo a rezervovat stylový sál je pouze první krok. Spousta nezkušených organizátorů podceňuje význam kvalitního technického zázemí. Vzhledem k tomu, že většina přítomných bude využívat audiovizuální techniku, chytré telefony a notebooky, je vhodné myslet i na takové detaily, jako jsou přítomnost zásuvek, pokrytí signálem a připojení k wi-fi.
Rozhodnout může i čas
Jestliže konferenci pořádáte k aktuálnímu tématu, neměli byste termín konání odkládat. Podle odborníků však není vhodné uspořádat akci během víkendu. Zájemce nepotěšíte ani dobou konání v pondělí ráno či v pátek odpoledne. A logicky byste měli rovnou zapomenout na den, kdy se koná podobná akce či sledovanější událost. Zbytečně byste se připravili o návštěvnost a přítomnost novinářů.
